5 ürünlü şirketi Odoo ile yönetmek

Gurmehub‘da şu an beş ayrı ürün var. Kargo Entegratör, Fatura Entegratör, POS Entegratör, Stok Entegratör ve Veyo. Bir de bunların üstünde şirketin kendisi var tabii. Bu yazı odoo ile şirket yönetimi üzerine, yani üretimden satışa ve finansa kadar bütün süreçleri tek panelden nasıl çevirdiğimiz üzerine.

Bu süreçleri yıllarca ayrı ayrı araçlarda yönetmeyi denedik. Görevler bir araçta, destek talepleri başka bir yerde, mailing üçüncü bir platformda, muhasebe zaten apayrı bir dünyada. Her araç kendi başına iyiydi ama resmin tamamını hiçbir zaman tek ekranda göremiyordum. Sonunda hepsini tek yere topladık. Bugün şirketin üç ana süreci de Odoo üzerinde dönüyor.

Odoo ile şirket yönetimi bizde neye benziyor

Kurulumu üç sürecin etrafına oturttuk. Üretim, satış ve finans. Bunların yanında destek de aynı çatının altında, bilginin ekibe yayılmasını da Slack ile n8n üstleniyor. Aşağıda her birini kendi gerçek akışıyla anlatacağım, araya da bu haftanın panelinden gerçek örnekler serpiştireceğim.

Üretim süreci

Her ürün Odoo’da ayrı bir proje. Ama proje modülünü sadece yazılım geliştirme için kullanmıyoruz. Her ürünün pazarlama işleri kendi projesinde, web sitesi işleri kendi projesinde, iş geliştirme ve şirket yönetimi tarafı da yine ayrı projelerde duruyor. Reklam kampanyasından blog yazısına, partnerlik görüşmesinden altyapı işine kadar ne varsa proje bazlı takip ediliyor. Yani panel yazılımcı panosu değil, şirketin tamamının çalışma düzeni.

Kod tarafında backlog ve issue takibi GitLab ile Odoo’nun beraber yürüdüğü bir düzende gidiyor. Issue’lar GitLab’da yaşıyor, iş tarafındaki karşılıkları Odoo’da görev olarak takip ediliyor. Sürüm notları için de devchef adında kendi geliştirdiğimiz bir modül var. Hangi üründe hangi sürüm ne zaman çıktı, içinde ne vardı, hepsi orada.

Bu yazıyı yazarken merak edip panele baktım. Son beş günde 11 farklı projede 40 görev güncellenmiş. Kargo Entegratör’ün Wix App Market’te yayına alınması sonrası işler kapanmış, devchef’e 1.3.32 sürüm notu düşmüş, POS tarafında KDV düzenlemesi tamamlanmış. Beş ürünün ritmini aynı anda takip etmek ancak hepsi aynı yerde durursa mümkün oluyor.

Satış süreci

Satışın tamamı Odoo CRM üzerinde. Bu haftanın gündemlerinden biri de zaten bu akışı uçtan uca oturtmaktı. Sitelerdeki canlı destekte Chatwoot kullanıyoruz ve oradan gelen görüşmeler CRM’e düşüyor. Yani bir ziyaretçi sohbette ürün sorduğunda o konuşma kaybolmuyor, satış hattında bir fırsat kaydına dönüşüyor ve teklife, kapanışa kadar aynı yerden ilerliyor.

Duyurular da aynı sistemden çıkıyor. Kargo Entegratör’ün Wix duyuru mailingi bu hafta Odoo’nun mailing modülünden gönderildi. Liste ayrı bir araçta durmuyor, zaten sistemin içinde yaşayan müşteri verisinden besleniyor.

Destek tarafı

Tüm ürünlerin destek sistemi Odoo yardım masasında toplanıyor. Hangi üründen gelirse gelsin talep aynı panele düşüyor, geçmişiyle beraber. Destek ekibi müşterinin daha önce ne sorduğunu, hangi ürünü kullandığını aramak zorunda kalmıyor. Sıradaki işlerden biri de Chatwoot’tan gelen kişileri mailing listesine otomatik eklemek, yani halkayı iyice kapatmak.

Bilgiyi ekibe Slack ve n8n taşıyor

Her şeyin tek panelde olması güzel ama kimse bütün gün paneli izleyemez. Şirket içi iletişimde Slack kullanıyoruz ve Odoo ile arasındaki köprüyü n8n kuruyor. Somut örnek vereyim. Uygulamalarımızdan birine yeni bir kullanıcı kayıt olduğunda n8n onu Odoo’daki mailing listesine otomatik ekliyor. Sitelerdeki iletişim formundan bir talep geldiğinde yine n8n Odoo’da CRM kaydını açıyor ve ilgili Slack kanalına bildirim düşürüyor. Kimse formu gördüm mü, listeye ekledim mi diye düşünmüyor.

Panelin içinde olan bitenler de aynı yoldan dışarı taşınıyor. Yeni bir görev eklendiğinde ya da dökümantasyon güncellendiğinde ilgili Slack kanalına bildirim gidiyor, Chatwoot’taki görüşmeler de öyle. Kargo kanalını takip eden Kargo’daki gelişmeyi, destek kanalını takip eden yeni talebi anında görüyor. Bilgi kişilerin aklında ya da özel mesajlarda değil, herkesin görebildiği kanallarda yayılıyor. Ekip büyüdükçe en çok işe yarayan alışkanlıklardan biri bu oldu.

Finans süreci ve DönüşenKOBİ’nin yeri

Finans tarafı bu kurulumun bize en özel kısmı. Tüm ürünlerimizdeki siparişleri Fatura Entegratör ile Odoo üzerinde faturalandırıyoruz, e-Fatura ve e-Arşiv kesimi de DönüşenKOBİ‘nin e-Fatura modülüyle GİB’e gidiyor. Yani sipariş hangi üründen gelirse gelsin fatura aynı akıştan çıkıyor. Banka hareketlerimiz de gerçek zamanlı senkron olup otomatik işleniyor. Muhasebe ayrı bir programda değil, satışın ve üretimin yanı başında duruyor.

Bu modüllerin hikayesi de şu. Odoo’yu kendimiz için kurup Türkiye’ye uyarlarken bu birikimi ayrı bir girişime dönüştürdük. DönüşenKOBİ resmi Odoo Türkiye partneri olarak KOBİ’lere yerelleştirme, modül geliştirme ve barındırma hizmeti veriyor. E-Fatura, banka hareketleri, e-İrsaliye, çek ve senet, SMS modüllerinin hepsi orada geliştirildi. Diğer işlerle beraber girişimlerim sayfasında da anlattım.

Yazılım dünyasında buna kendi yemeğini yemek deniyor. Gurmehub bu modüllerin ilk ve en yoğun kullanıcısı. Bir modülde eksik varsa önce biz yaşıyoruz, müşteri görmeden düzeltiyoruz. Müşteriye bir şey anlatırken de ezberden değil kendi panelimizden konuşuyoruz.

Bu yazıyı okurken keşke bizim şirkette de böyle olsa dediyseniz, kurulumu sıfırdan planlamak zorunda değilsiniz. DönüşenKOBİ ekibine yazın, süreçlerinize bakıp nereden başlamak gerektiğini beraber çıkarıyorlar. Bizim kendi şirketimizde yaşadığımız kurulumun aynısını müşteri tarafında da onlar yapıyor.

Tek panelin bana kattığı

Sabah tek ekran açıyorum ve şirketin o günkü halini görüyorum. Üretimde hangi iş nerede, satışta bekleyen kim var, destek tarafında birikme var mı, kasaya ne girmiş. Beş ürünle uğraşan biri için bunun karşılığı odak. Araçlar arasında gezinmek küçük bir iş gibi görünür ama gün sonunda en çok zamanı o geçişler yiyor.

Odoo ile şirket yönetimi bizim için bitmiş bir proje değil, her hafta biraz daha oturan bir alışkanlık. KOBİ tarafına da hep aynı şeyi söylüyorum. Mesele aracın kendisi değil, süreçlerin tek yerde toplanması. Excelden kurtulmak isteyen ama nereden başlayacağını bilemeyen işletmeler için tek bir süreçle başlamak bile yetiyor, gerisi arkasından geliyor.

Sizin operasyonunuzda kaç ayrı araç dönüyor, hiç saydınız mı?

Dipnot. Odoo’nun her şey tek yerde diye bir sloganı var. Dürüst olmak gerekirse biz bunun yüzde 80’ini başardık. Slack, n8n ve Chatwoot hala ayrı duruyor ama onları kenara koyarsak çoğu şeyi içeri almış durumdayız.